Handelsregisterwet gewijzigd

In het Handelsregister bij de Kamer van Koophandel kan iedereen de meest actuele informatie van alle Nederlandse bedrijven, stichtingen en verenigingen raadplegen. Dat zal geen nieuws zijn. Wel nieuws is dat op 1 juli 2008 de nieuwe Handelsregisterwet in werking is getreden. Door de nieuwe wet gaat het Handelsregister deel uitmaken van het stelsel van basisregistraties.

Met het stelsel van basisregistraties verbetert de overheid de dienstverlening aan bedrijven, instellingen en burgers. Gegevens die al geregistreerd staan, zoals naam van de onderneming, het adres en de vestigingsplaats, worden binnen de overheid gedeeld en mogen (op termijn; zie hierna) door een andere overheidsinstelling niet opnieuw worden gevraagd. In het contact met de overheid bespaart dit ondernemers veel tijd en papierwerk. Bovendien draagt het bij aan een effectievere wetshandhaving en zal het ook voor de overheid kostenbesparend werken. Tussen 2010 en 2014 zullen alle Nederlandse overheidsinstellingen zich aansluiten op het Handelsregister. Dan komt er een einde aan wat ondernemers veelal ervaren als rompslomp, “het vragen naar de bekende weg”.

Door de nieuwe wet wordt het Handelsregister fors uitgebreid. Diverse ondernemingen en rechtspersonen die eerder niet verplicht waren om zich in te schrijven moeten zich nu wel registreren. De “nieuwe inschrijvers” vormen niet bepaald een homogene groep. Het loopt uiteen van eenmanszaken, maatschappen in de land- en tuinbouw en in de vrije beroepsgroepen tot verenigingen van eigenaars, kerkgenootschappen, gemeenten en ministeries.

Er is een overgangsfase om de nieuwe inschrijvingen gefaseerd te laten verlopen. Organisaties hebben tot 31 december 2009 de tijd gekregen om zich in te schrijven. De nieuwe inschrijvers kunnen zelf in actie komen, maar mogen ook wachten tot de Kamer van Koophandel hen benadert.. Nieuwe inschrijvingsplichtigen ontvangen een formulier en worden gevraagd de gegevens aan te vullen en het formulier aan de Kamer van Koophandel te retourneren met een kopie van het legitimatiebewijs van de eigenaar, maten of bestuurders. Voor de inschrijving is een bezoek aan de Kamer van Koophandel in principe niet nodig.

Er is met de nieuwe Handelsregisterwet meer privacy-bescherming gekomen doordat gegevens van bestuurders van rechtspersonen die makkelijk misbruikt kunnen worden (zoals hun handtekening en privé-adres) niet meer zichtbaar zijn in het openbare deel van het Handelsregister. Privé-adressen van bestuurders van rechtspersonen zijn nog maar voor een select gezelschap raadpleegbaar. Alleen advocaten en notarissen, deurwaarders en medewerkers van bestuursorganen hebben toegang tot die informatie. Medewerkers van de Kamer van Koophandel geven de privé-adressen uiteraard ook niet meer telefonisch door.

Verder worden ook handtekeningen niet meer elektronisch verstrekt. Documenten met handtekening kunnen worden gecontroleeerd bij de balies van de Kamer van Koophandel. Naam, geboortedatum en -plaats en de datum van in functie treden blijft informatie die voor iedereen beschikbaar is.

Veel ondernemingen en rechtspersonen die al zijn ingeschreven zullen pas de komende jaren iets van de veranderingen merken, als steeds meer overheidsinstanties het Handelsregister verplicht gebruiken en de ondernemers hen daardoor minder vaak gegevens hoeven aan te leveren.